RAPPORTEURS

RÔLE GÉNÉRAL

Le rôle général du rapporteur est d’écouter, de prendre des notes de la présentation qui lui est assignée. Le rapporteur devrait être une personne neutre et qui ne devient pas impliqué dans le dialogue professionnel pendant la séance. Toutefois, il/elle peut poser des questions de clarification s’il/elle n’est pas certain(e) d’un point clé provenant des discussions.

Ci-joint au-dessous est un modèle que les rapporteurs pourront utilizer pour organiser leurs notes.

modèle (Word Document - 42KB)

Voici les suggestions spécifiques :

Avant la conférence :

1. Réunion pré-conférence : les rapporteurs sont priés d’arriver à l’heure pour rencontrer formellement les organisateurs de la conférence pour revoir la logistique et s’assurer d’une compréhension commune des principaux objectifs et des attentes.
    
2. Arrivée – le jour de la conférence : vous devriez arriver à la salle où votre séance aura lieu 10 à 15 minutes avant le début. Si nécessaire, les organisateurs pourraient vous demander de les aider à s’assurer que les chaises, l’équipement AV, etc., sont prêts à être utilisés.

   NOTE : si vous n’êtes pas parfaitement bilingue, nous vous suggérons de vous munir d’un casque d’écoute au bureau d’interprétation simultanée.

Pendant la séance :

1. Organisez votre prise de notes : Dans la mesure du possible, les rapporteurs devraient organiser leur prise de notes autour des sous-sujets et des questions de la séance notées dans le programme.
    
2. Présentations : Notez les questions clés et les réponses à chacune des questions soulevées au cours de la séance.
    
3. Questions : Notez les questions clés soulevées par les participants et les réponses des présentateurs et les autres participants.

À la fin de la séance :

1. Complétez vos notes : revoyez et finalisez vos notes selon les spécifications du modèle. Assurez-vous que votre nom et l’information personne-ressource apparaissent sur vos notes au cas où les organisateurs de la conférence auraient à vous contacter pour avoir des clarifications.
   
   Ces notes seront utilisées pour préparer le rapport final des délibérations de la conférence. Prenez bien soin de vous assurer que vous enregistrez l’information de façon précise et complète. Vous voudrez peut être consulter le/les présentateur(s) pour avoir leur rétroaction à votre rapport.
    
2. Nous vous demandons d’avoir complété vos notes sur la séance avant le 21 février 2007 et de les envoyer par courrier électronique à la coordonnatrice de la conférence, Tara Torchia-Wells à l’adresse suivante : tara@plannersplus.ca.